Blog

Een goede implementatie: zo doe je dat

“Implementeren is natuurlijk een breed begrip”, vertelt Niels. “Ik ben bezig met projecten voor de implementatie van ICT-gerelateerde zaken, maar ook met een project voor de implementatie van een POH GGZ bij verschillende huisartspraktijken in Breda. Dus zo divers kan het zijn.” Toch is in al die projecten een grote gemene deler: de implementatie loopt volgens vaste stappen op hoofdlijnen. “Het maakt niet zo gek veel uit wát je implementeert, als je maar op een goed doordachte wijze te werk gaat.”

Zo zien de stappen eruit

Niels onderscheidt drie verschillende fasen in een succesvolle implementatie. “Allereerst de planfase. Dit is de inventarisatie van stakeholders: wie zijn er allemaal betrokken bij het project? In welke mate beïnvloeden zij het project? Zijn ze besluitvormend of informerend? In deze fase stellen we ook een plan van aanpak op. Dus: wat ga je doen, met wie, wat zijn de risico’s en hoe zit het met de financiën? Het is belangrijk om iedereen tijdig te betrekken en dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan, wel essentieel om geen vertraging op te lopen. Zo moet je bijvoorbeeld dezelfde definities en taal hanteren, dat kan wel eens verschillen.”

De tweede stap is de implementatie sturen, monitoren en zonodig bijsturen. “Het plan van aanpak is daarbij leidend, dat is de bijbel van je proces. Maar negen van de tien keer is dat niet het geval”, glimlacht Niels. “Maar je moet ergens vanuit gaan. Dus in deze stap past ook het plan weer bijwerken en zorgen dat iedereen daarvan op de hoogte is.”

De derde stap is in de optiek van Niels een beetje een ondergeschoven kindje. “Dit is de fase van borgen en evalueren. Hier wordt vaak het minst aandacht aan besteed, maar is wel heel belangrijk. Als je een verandering hebt bewerkstelligd, wil dat nog niet per definitie zeggen dat de organisatie er klaar voor is om ermee te werken. Goed de vinger aan de pols houden is daarom altijd belangrijk. Je moet weten wat er speelt om de implementatie uiteindelijk goed in te bedden in de organisatie.”

Blijven communiceren!

“Het allerbelangrijkste voor het succesvol doorlopen van deze stappen is communicatie. Daar moet je als projectleider een goede balans in vinden. Wie informeer je wanneer over wat? Zo hou je iedereen betrokken en aangehaakt bij het project. Maar je raakt dit gemakkelijk uit het oog, omdat je zo gericht bent op de implementatie zelf”, is de ervaring van Niels. “Flexibiliteit is ook belangrijk, al lijkt dat wat tegenstrijdig met ‘vasthouden aan het plan van aanpak’. Maar soms moet je dingen aanpassen en out-of-the-box kunnen denken. Risicomanagement is daarbij ook belangrijk.”

Denk aan een externe partij

Niels werkt veel binnen het sociale domein en ziet dat veel organisaties niet of niet genoeg zijn ingericht op dergelijke projecten. “Soms is er een gebrek aan capaciteit, of aan kennis en kunde om zo’n project goed in te richten. Het opstellen en uitvoeren van een plan is geen rocket science, maar het is een goed idee om het door een externe partij uit te laten voeren. Het gaat altijd gepaard met verandering en het levert altijd dynamiek op. Dan is het handig om de implementatie door een onafhankelijke externe partij te laten doen. Die partij kan vakoverstijgend kijken, houdt het hele plaatje in het vizier en denkt vanuit een gemeenschappelijk belang. Zo kom je het verst met een succesvolle implementatie.”