Case

Dossiers jeugdzorg weer op orde

Een jeugdzorginstelling stond er slecht voor: onder verscherpt toezicht staan én niet kunnen voldoen aan eisen voor certificering. Wij stelden orde op zaken. Kort na ons werk werd de instelling gecertificeerd én verviel het toezicht.

 

Het meest urgente probleem: dossiervorming. Belangrijke informatie ontbrak waardoor de jeugdzorginstelling niet kon laten zien dat zij de touwtjes in handen had.

 

4.400 dossiers onderzocht
Met een team van onderzoekers onderzochten wij op locatie alle 4.400 dossiers. Waren ze niet compleet? Dan zorgden we ervoor dat ze dat wél waren. Gelijktijdig digitaliseerden we het papieren deel van de dossiers.

 

Na zes weken alle dossiers 100% goed.

Bij de start was minder dan 30% van de dossiers op orde. Resultaat na 6 weken? 100%. Door regelmatig over de voortgang te rapporteren en door goed met de opdrachtgever af te stemmen, konden we snel bijsturen. Bovendien konden we zo continu toetsen of onze aanpak aangepast moest worden.

Duidelijke werkinstructies

Bij de eindoplevering deelden we onze bevindingen en analyses. Ook gaven we advies voor betere processen. Bijvoorbeeld dat duidelijke werkinstructies nodig zijn zodat de organisatie voortaan in één keer de dossiers compleet heeft. Resultaat van ons werk: de zorginstelling werd gecertificeerd én hoefde niet meer onder toezicht te staan.