Door Florence is Key Groep gevraagd te ondersteunen bij het op orde brengen van de capaciteitsplanning. Het doel is om ervoor te zorgen dat op alle Intramurale locaties op dezelfde manier wordt omgegaan met de roosters, waarbij ongewenste verschillen binnen de organisatie worden weggenomen. De kern is roosters met een goede balans tussen de inzet van medewerkers, de zorgvraag met oog voor kwaliteit van zorg en budget. Goede en voorspelbare roosters dragen enerzijds positief bij aan de kwaliteit voor de cliënten: de juiste zorg op het juiste moment. Anderzijds is het belangrijk dat medewerkers tijdig het rooster ontvangen, zodat ze privé afspraken kunnen maken en dat zij weten welke rechten en plichten zij hebben als het gaat om de roostering.
Er is begonnen met het herontwerpen van het huidige roosterhandboek. Alle aangescherpte en geactualiseerde regels en richtlijnen zijn gebundeld in een nieuw roosterhandboek. Hierin staan alle spelregels voor een gezond rooster, maar ook de rechten en plichten van medewerkers, zoals wanneer een rooster verwacht kan worden en wanneer vakantie aangevraagd moet worden. Op basis van het nieuwe roosterhandboek zijn voor alle locaties de roosters bijgesteld. Daarbij staat cyclisch roosteren centraal, wat bijdraagt aan de voorspelbaarheid van het rooster voor medewerkers, zodat zij beter in staat zijn privé-afspraken te maken. Ook zijn de bezettingseisen van gelijksoortige afdelingen met elkaar vergeleken en volgde een verdiepende analyse. Dit met als hoofddoel het verbeteren van de kwaliteit van zorg.
‘Met het Roosterhandboek zijn de (proces)afspraken, taken en verantwoordelijkheden vastgelegd ten aanzien van de roostering. Daardoor ontstaat o.a. helderheid en transparantie ten aanzien van de roosterplanning voor de medewerkers en beschikken de planners over voldoende handvatten voor de roostering. Dit alles met als hogere doel het ervoor zorgen dat de bewoners het leven kunnen leiden dat hen lief is en dat de medewerkers het werk kunnen doen dat hen lief is waarbij zij beter in staat zijn om privé afspraken te maken.’
Resultaten van de opdracht
Het invoeren van deze cyclische- en maandroosters conform het nieuwe roosterhandboek levert voordelen op voor iedereen. Voor cliënten verbetert de kwaliteit van zorg. Voor een manager draagt dit bij aan het sturen op kwaliteit van zorg en goede inzet van medewerkers binnen het budget. Voor medewerkers zorgt cyclisch roosteren voor goede en voorspelbare roosters, waardoor de werk-privé balans wordt bewaakt. Het vervolgens implementeren van een passende personeelsnorm draagt er aan bij dat er inzicht is in hoeveel medewerkers en van welk deskundigheidsniveau je kunt inzetten en eventueel moet aantrekken.
Benieuwd op welk gebied van capaciteitsmanagement voor jouw organisatie winst te behalen valt, vul hier de capaciteitsscan in en/of neem contact op met de consultants van Key Groep, Marloes Paaijmans en Dominique Tholhuijsen.
