Careyn, een grote zorgorganisatie die thuiszorg, verpleeghuiszorg en welzijnsdiensten aanbiedt, en DuoZorg, een uitzendorganisatie gespecialiseerd in zorgpersoneel, werken nauw samen om personeelsplanning te optimaliseren. DuoZorg fungeert hierbij als flexbureau van Careyn.
Planningsconsulenten van Careyn zetten regelmatig openstaande diensten uit bij DuoZorg. Het handmatig invoeren en verwerken van deze diensten is een tijdrovend proces. Key Groep is gevraagd om het projectmanagement te verzorgen bij het realiseren van een koppeling tussen de systemen Poolmanager en Nedap ONS. Nedap ONS is het elektronisch cliëntendossier dat wordt gebruikt, terwijl Poolmanager fungeert als planningssysteem.
Het voornaamste doel van het project was het automatiseren van het aanvragen, invullen en doorgeven van openstaande en onvoorziene diensten om tijd te besparen en het planningsproces te vereenvoudigen.
In samenwerking met planningsconsulenten van Careyn, intercedenten van DuoZorg, ICT’ers en externe leveranciers is het project stap voor stap uitgevoerd. Hierbij zijn de oude en toekomstige processen in kaart gebracht, is de koppeling gebouwd, getest en geïmplementeerd, en zijn alle betrokken medewerkers getraind. Bovendien is veel aandacht besteed aan duidelijke communicatie en het bereiken van alle betrokken doelgroepen.
In oktober 2024 ging de koppeling succesvol live. Het planningsproces is hiermee grotendeels geautomatiseerd, waardoor de handmatige invoer van diensten sterk is verminderd. Planningsconsulenten van Careyn en intercedenten van DuoZorg FLEXpert ervaren de nieuwe werkwijze als gebruiksvriendelijk en tijdbesparend.
“Het eindresultaat is fantastisch. Beide partijen zijn enorm blij met de verbeteringen: we hebben nu veel meer grip op de planning en kunnen ons richten op toekomstgerichte zaken. Daarnaast is de kwaliteit van het planningsproces aanzienlijk verbeterd. Waar we eerst vaak ad hoc moesten werken, hebben we nu een gestructureerde aanpak. Het project heeft ook de samenwerking tussen Careyn en DuoZorg versterkt. Doordat we intensief samenwerkten om dit resultaat te bereiken, is er veel meer verbinding ontstaan.”
– Heleen Poortvliet, Manager Werving & Flex bij Careyn
Lieke Pijnenborg vertelt je graag meer.
Neem contact op