Het creëren van een gezonde werkomgeving voor zorgmedewerkers is belangrijk. Onderdeel daarvan is gezond roosteren. Hoe kun je als zorgorganisatie ervoor zorgen dat je dit op een effectieve manier doet? Een dashboard kan een handig hulpmiddel zijn om inzicht te krijgen in bijvoorbeeld het verzuimpercentage, de verhouding tussen vaste medewerkers en uitzendkrachten en de vacatureruimte.
In dit interview met Tessa Bakker, BI Specialist bij Careyn, gaan we dieper in op hoe het implementeren van een dashboard kan bijdragen aan gezonder roosteren in de zorg en kijken we hoe Careyn dit succesvol heeft geïmplementeerd.
Aan de slag met data
‘We maakten bij Careyn al veel gebruik van data en hebben veel inzichtelijk. De laatste jaren hebben we veel locatie- en teamdashboards en rapportages ontwikkeld om de cijfers waar we per locatie of team op sturen zichtbaar te maken.’
Behoefte aan meer inzicht
‘De behoefte aan meer inzicht in data en dashboarding is de laatste jaren sterk gegroeid binnen onze organisatie. Zowel bij het management als op de werkvloer. Zo kwamen er bijvoorbeeld vanuit de planners ook verzoeken binnen. Er was al data beschikbaar met betrekking tot roosteren, maar het was niet altijd duidelijk wat er allemaal was en hoe we dit op één plek konden samenbrengen.’
Analysefase
‘We zijn gaan praten met professionals uit alle lagen van onze organisatie. Het management wilde graag sturing op basis van data, en de zorgprofessionals en planners wilden inzicht in wanneer hun rooster gepubliceerd zou worden en hoeveel uitzendkrachten ze nodig hadden. We hebben de input uit deze gesprekken verzameld en toen we aan de slag gingen met het definiëren van de indicatoren kwam alles gelukkig goed samen en konden we één dashboard creëren die de organisatiebrede informatiebehoefte bevredigde.’
‘Data en technologie worden steeds meer leidend in de zorg, daarom is het belangrijk om hiermee aan de slag te gaan in je organisatie. Bij Careyn zijn we trots op dat we met deze gedragen aanpak en hulp van Key Groep een mooi resultaat neer hebben weten te zetten.’ – Tessa Bakker, BI Specialist bij Careyn
Inzicht in één oogopslag: indicatoren definiëren
‘We wilden graag in één oogopslag kunnen zien hoe we ervoor staan. Maar welke data laat je dan zien? Wat zijn de belangrijkste indicatoren voor gezonder roosteren? Om daar achter te komen is de projectgroep met het team informatievoorziening, managers en planners gaan zitten. We wisten wat we konden meten, maar wat wilden we echt weten? Samen hebben we de key indicatoren gedefinieerd. Toen we de indicatoren helder hadden zijn we aan de slag gegaan met de ontwikkeling van het dashboard.’
Maak data visueel
‘Wat écht nieuw was bij de ontwikkeling van het dashboard gezonder roosteren was dat we de cijfers visueel wilden maken. We hebben er bewust voor gekozen om geen detailoverzichten achter het dashboard te hangen. We willen de huidige stand van zaken en eventueel doorgevoerde verbeteringen zichtbaar maken en hebben ervoor gezorgd dat het dashboard in één oogopslag te begrijpen is. Zo werkt het dashboard echt als een ‘praatplaat’. We hebben het allemaal over hetzelfde en sturen op dezelfde indicatoren voor gezonder roosteren. Het visuele maakt het laagdrempeliger. Vroeger was data ‘iets van de controllers’, maar de behoefte aan informatie wordt steeds breder gedragen in alle lagen van de organisatie.’
Data is de toekomst
‘Data en technologie worden steeds meer leidend in de zorg, daarom is het belangrijk om hiermee aan de slag te gaan in je organisatie. Bij Careyn zijn we trots op dat we met deze gedragen aanpak een mooi resultaat neer hebben weten te zetten. En we blijven innoveren en ontwikkelen om de best mogelijke zorg te kunnen bieden aan onze cliënten en een zo fijn mogelijke werkomgeving te creëren voor onze medewerkers!’
Key Groep heeft Careyn geholpen met het ontwerp én de uiteindelijke implementatie van dit dashboard. Wil jij meer weten over data, dashboards en onze aanpak?
