Middin zet met planclusters en cyclisch roosteren de volgende stap

De zorg staat onder aanhoudende druk door krapte op de arbeidsmarkt. In de eerdere fase van het programma Ruimte in het rooster ontwikkelden Middin en Key Groep gezamenlijk een stevig verbeterontwerp voor structureel capaciteitsmanagement. Met o.a. een herijking van het roosterproces en de vorming van planclusters werden belangrijke stappen gezet richting een toekomstbestendige manier van plannen en roosteren.

Inmiddels is een nieuwe mijlpaal bereikt: De eerste teams zijn gestart met het werken in planclusters én het toepassen van cyclisch roosteren. Daarmee is de stap gezet van ontwerp naar daadwerkelijke verandering in de praktijk.

Planclusters: de basis voor slimmer samenwerken
Een belangrijk onderdeel van de vernieuwde werkwijze is het werken in planclusters. Elk plancluster bestaat uit locaties die:

• zorg bieden aan een vergelijkbare groep cliënten,
• geografisch dicht bij elkaar liggen,
• en samen meer kennis, kunde en bezetting bundelen.

De stap naar werken in een plancluster betekent slimmer samenwerken. Teams worden gestimuleerd om gezamenlijk oplossingen te vinden wanneer er tekorten ontstaan, specialistische kennis nodig is of onverwachte situaties zich voordoen.

“Werken in een plancluster heeft bij ons al mooie initiatieven opgeleverd. Een medewerker had een verlofaanvraag buiten de afgesproken termijn. Het team vond uiteindelijk iemand uit een ander team in het plancluster die kon bijspringen. En toen onverwacht specialistische zorg nodig was, zorgde een andere locatie binnen het cluster dat de juiste collega alsnog snel aanwezig was. Dat is slim samenwerken en kwaliteit waarborgen.”
– Zorgmanager

Cyclisch roosteren: rust en voorspelbaarheid voor teams
Naast planclusters startten de eerste teams in deze fase met het toepassen van cyclisch roosteren. Met behulp van het vernieuwde roosterhandboek, de planners en zorgmanagers, ontwikkelden de teams zowel het basisrooster als de eerste perioderoosters.

“We dachten dat er al een goed basisrooster lag. Maar gaandeweg bleek dat we toch zaken moesten bijstellen. Het is waardevol om dat als team door te maken. Het nieuwe basisrooster past nu beter bij alle medewerkers en zorgt straks voor meer rust, voorspelbaarheid en werkplezier.” -Zorgmanager

De rol van Key Groep: begeleiding op de locaties én op programmaniveau
In deze fase was de bijdrage van Key Groep tweeledig:

1. Procesbegeleiding binnen het project en op de locaties

• begeleiden van teams bij het opstellen van basis- en perioderoosters,
• ondersteunen van planners en zorgmanagers in hun veranderende rol,
• stimuleren van samenwerking binnen planclusters,
• signaleren van knelpunten en verbeterpotentieel en dit vertalen naar concrete verbetervoorstellen waar nodig.

2. Programmamanagement en borging

• bewaken van voortgang, samenhang en kwaliteit,
• zorgen voor consistente toepassing van kaders en werkwijze,
• verbinden van operationele inzichten met strategische/tactische keuzes,
• structureel monitoren van resultaten en meedenken/adviseren over toekomstbestendige inrichting.

Opschalen in 2026: van eerste stappen naar organisatiebrede verandering
In 2026 start Middin elke maand met twee à drie nieuwe planclusters. Daarmee groeit de beweging geleidelijk door de hele organisatie. De eerste ervaringen laten zien dat de nieuwe werkwijze, zowel in het roosterproces als in de samenwerking, daadwerkelijk bijdraagt aan rust, overzicht en duurzame inzetbaarheid én dat het een verandering van de lange adem is.

Key Groep blijft Middin ook in deze fase ondersteunen.