Een professioneel ingerichte toegang, waarin de inwoner centraal staat, gehoord wordt en alle facetten van zijn of haar vraag behandeld worden. Dát doel is nagestreefd met het optimaliseren en harmoniseren van de processen binnen het Sociaal Team van de Gemeente Oosterhout.
De afgelopen periode heeft Key Groep het Sociaal Team van de gemeente Oosterhout begeleid in het optimaliseren van de processen volgens de Lean-methodiek. Consultants van Key Groep zijn Lean-gecertificeerd en hebben veel ervaring in het toepassen hiervan in organisaties.
We zijn in Oosterhout gestart met het inzichtelijk maken van de huidige waardestromen. Dit hebben we gedaan door het organiseren van brown paper sessies. Een waardestroom is een verzameling van activiteiten die nodig zijn om een product of dienst te realiseren. Op basis van de huidige waardestromen hebben we de verspillingen binnen de gemeente geïdentificeerd. Vervolgens hebben we een advies uitgebracht waarmee de waardestromen geoptimaliseerd en verspillingen geminimaliseerd kunnen worden. Om inzicht te krijgen welke verspillingen het beste geminimaliseerd konden worden, hebben we de verspillingen gekwantificeerd door data-analyse. We hebben gekeken wat het vraagt om een verspilling te minimaliseren en wat het oplevert, zowel voor de inwoner als in tijd voor de gemeente. Als laatste hebben we gekeken hoe de verschillende processen van Wmo, Jeugdwet en Participatiewet binnen het Sociaal Team geharmoniseerd konden worden. Met als doel dat het Sociaal Team vanuit de inwoner één gezicht en één toegang is.
“De brown paper sessies brengen inzicht in elkaars werk.” – kwaliteitsadviseurs Gemeente Oosterhout
Resultaten van de opdracht
Gemeente Oosterhout heeft inzicht gekregen in waar de verbetermogelijkheden zitten om de processen van het Sociaal Team te optimaliseren. Zo is naar voren gekomen wat de Frontoffice van het Sociaal Team kan besparen na het realiseren van het gegeven advies. Door deze besparing heeft Gemeente Oosterhout de mogelijkheid om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen. Een andere verbetermogelijkheid is het onderscheid tussen enkelvoudige en complexe vraagstukken. Door hier onderscheid in te maken is het mogelijk dat inwoners sneller en beter worden geholpen. De brown paper sessies hebben daarnaast ook inzicht gegeven in de mogelijkheden rondom digitalisering, zoals het digitaal versturen van poststukken en het digitaal ondertekenen. Een ander waardevol resultaat van de brown paper sessies is dat de deelnemers inzicht hebben gekregen in en zich bewust zijn geworden van elkaars werkzaamheden. Dit draagt bij aan de samenwerking en het wederzijds begrip.
“De data analyse heeft ervoor gezorgd dat we het de juiste body konden geven om het belangrijk te maken in de organisatie.” – kwaliteisadviseurs Gemeente Oosterhout
Ben jij ook benieuwd welke verbetermogelijkheden er zijn binnen de processen in jouw organisatie? Neem contact op met Esther Langelaan – Putte of Marloes Paaijmans. Of bekijk onze bouwstenen voor waardeoptimalisatie volgens de Lean-methodiek.
