Capaciteitsmanagement begint bij het zorgteam

Als zorgorganisatie sta je voor grote uitdagingen: een toenemende zorgvraag, krimpende budgetten en een groeiend tekort aan zorgprofessionals. De druk op organisaties om de zorg anders in te richten neemt toe, en capaciteitsmanagement is daarbij cruciaal. 

Het is een continue zoektocht naar de balans tussen goed werkgeverschap en kwalitatieve cliëntenzorg. Veel organisaties beginnen met strategische plannen, maar onderschatten de impact van eenvoudige oplossingen die direct op de werkvloer te realiseren zijn. 

Waarom het zorgteam onmisbaar is 

Goede beslissingen werken alleen als ze passen bij de praktijk. Zorgprofessionals staan dagelijks dicht op het zorgproces. Zij ervaren dagelijks waar de knelpunten zitten en waar er ruimte is voor verbetering. Daar zitten hele goede ideeën om de zorg anders in te richten.
Door hen vanaf het begin te betrekken bij de verandering, maak je niet alleen plannen die beter aansluiten op de realiteit, maar verhoog je ook de betrokkenheid en werktevredenheid binnen de teams. Kleine aanpassingen kunnen grote impact hebben op werkplezier en zorgverlening. 

Een belangrijke uitdaging is dat zorgprofessionals vaak opgeslokt worden door de dagelijkse hectiek. Ze zijn continu bezig met directe zorgtaken en hebben weinig tijd en kansen om kritisch naar zorgprocessen te kijken. Hierdoor blijven inefficiënte werkwijzen bestaan, simpelweg omdat ze ‘altijd zo zijn gedaan’. Terwijl ze er misschien wel dagelijks tegenaanlopen.  

Daarom is het belangrijk de vraag te stellen: Hoe kunnen we samen slimmer werken?
Zo creëer je draagvlak, bewustwording en geef je teams de kans om samen te zoeken naar verbeteringen en deze te realiseren. 

Begin klein: praktische verbeteringen 

Concrete, haalbare verbeteringen hoeven niet altijd groots te zijn om effect te hebben. Drie praktijkvoorbeelden laten zien hoe kleine aanpassingen al een groot verschil kunnen maken: 

• Efficiënte overdracht: Vraag jezelf af: Hoeveel tijd besteden we aan overdrachtsmomenten? Moet echt elke cliënt uitgebreid besproken worden, of alleen cliënten waarbij iets is veranderd? En wat deel je? Niet de gehele dag hoeft doorgelopen te worden, alleen de bijzonderheden. Door hier bewuster mee om te gaan en de overdracht efficiënt vorm te geven, blijft er meer tijd over voor daadwerkelijke zorg en zijn collega’s tegelijkertijd ook op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. 

• Slim rapporteren: Vaak wordt er meer vastgelegd dan nodig is, waardoor zorgprofessionals veel tijd besteden aan administratie. Daarbij komt ook dat het vaak niet wordt gezien als de leukste taak. Door gezamenlijk heldere afspraken te maken over welke informatie écht belangrijk is en hoe deze het beste vastgelegd kan worden, kan veel tijd en energie bespaard worden. Bovendien maakt een uniforme werkwijze rapportages beter bruikbaar en efficiënter. 

• Het verbeterbord: Hang een fysiek bord op in de algemene ruimte voor medewerkers waar zij snel verbeterideeën kunnen opschrijven. Zo haal je eenvoudig verbeterpunten op uit de praktijk. 

Naast deze voorbeelden zijn er talloze andere manieren waarop capaciteitsmanagement kan bijdragen aan een andere manier van werken. Hieronder hebben we een aantal vragen opgesomd die je met je team zou moeten beantwoorden.

• Waar loop je dagelijks tegenaan wat anders zou kunnen? 

• Waar zie je verbeterpunten? 

• Hoe ziet ons ideale dienstroosterpatroon eruit rekening houdend met medewerker tevredenheid én cliëntenzorg?  

• Hoe kunnen we roosters beter afstemmen op piek- en ziekmomenten?  

• Hoe zorgen we ervoor dat cliënten zo veel mogelijk dezelfde medewerkers zien?  

• Kunnen we taken efficiënter verdelen zodat iedereen doet waar hij/zij het beste in is?  

• Hoe kunnen we beter en sneller overleggen om misverstanden en dubbele werkzaamheden te voorkomen? 

• Hoe zorgen we ervoor dat iedereen voldoende rustmomenten krijgt tijdens een dienst?  

• Hoe kunnen we samenwerken met andere afdelingen om knelpunten sneller op te lossen? 

• Welke taken moeten uitgevoerd worden om onze locatie draaiende te houden en zijn daarmee voorwaardelijke zorg? 

Samen werken aan een toekomstbestendige zorg 

Capaciteitsmanagement is geen project met een einddatum, maar een doorlopend proces dat continu om afstemming en inzet vraagt. Als zorgteam is het dus belangrijk om aan te geven hoe de organisatie jullie hierin kan ondersteunen en faciliteren. Juist in een tijd waarin de zorgsector verandert en de uitdagingen toenemen, is het essentieel om te investeren in efficiënte zorgprocessen én tevreden zorgprofessionals. 

Met de afname van ZZP’ers door de Wet DBA en de structurele personeelstekorten wordt het nóg belangrijker om de beschikbare capaciteit optimaal te benutten. Dit vraagt niet alleen om slimme beleidskeuzes, maar ook om een werkcultuur waarin zowel managers als zorgteams open staan voor aanpassingen, de ruimte krijgen om verbeteringen aan te dragen en deze ook daadwerkelijk door te voeren.

Waarom wachten? Welke aanpassingen kun jij morgen al doorvoeren?

Download ook onze whitepaper de 7 knoppen van capaciteitsmanagement

Of doe de capaciteitsscan