Zoals je waarschijnlijk weet speelt e-health een belangrijke rol binnen de zorg en dus ook binnen Key Groep. Niet alleen omdat de druk op de zorgprofessionals toe blijft nemen, maar ook omdat we graag goed op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Na het bespreken van de top 5 van innovatie thema’s binnen e-health, is het tijd om de stap naar de praktijk te maken. Dit houdt in dat we verder gaan met de implementatie, want het is tijd om jouw innovatie, eventueel ondersteund met een subsidie, een vaste plek binnen de organisatie te geven.
Stappenplan voor Implementatie
Om een e-health oplossing succesvol te implementeren, moet je als organisatie bereid zijn om te innoveren. Een gedegen stappenplanplan voor implementatie kan hierbij helpen, door inzicht te bieden in het implementatietraject. Hierin onderscheiden wij de volgende stappen:
1.    Behoefteanalyse
Begin met het identificeren van de behoeften binnen jouw organisatie. Wat zijn de knelpunten en uitdagingen? Betrek eindgebruikers en belanghebbenden om een compleet beeld te krijgen. Bijvoorbeeld, bij de keuze voor een AI-diagnosetool is het van belang om de zorgprofessionals die ermee gaan werken te betrekken bij de analyse naar de behoeften en bij de aanbiedersselectie (stap 2). Zo voorkom je dat er uiteindelijk een innovatie geïmplementeerd wordt die niet volgens de wensen van de gebruikers functioneert.
2.    Aanbiedersselectie
Onderzoek de beschikbare e-health oplossingen die aan de behoeften uit stap 1 voldoen. Kies een gebruiksvriendelijke technologie die naadloos aansluit bij bestaande systemen en werkwijzen om de implementatie soepel te laten verlopen zonder een geheel nieuwe manier van werken te hoeven introduceren.
3.    Opstellen van projectplan
Stel een gedetailleerd projectplan op met een tijdsplanning, mijlpalen, verwachte resultaten, risico’s en een business case (kosten versus baten). Zorg voor een capaciteitsplanning en duidelijke taakverdeling. Zorg ervoor dat je een projectleider aanstelt om bovenstaande onderdelen van het projectplan te coördineren. Stel meetbare doelen op die passen bij de visie en missie van je organisatie. Deze doelen zijn niet alleen belangrijk voor het verloop van je project, maar ook voor een waardevolle evaluatie aan het einde ervan.
4.    Aanvragen van subsidies
Subsidies kunnen een doorslaggevende rol spelen bij de implementatie van e-health innovaties. Onderzoek welke subsidies passen bij jouw innovatie en verzamel de benodigde documentatie om de aanvraag te onderbouwen. Samenwerkingen met andere zorggerelateerde organisaties worden vaak aangemoedigd vanuit subsidies om een breder scala aan expertises te benutten. Voor een complete duik in de wereld van subsidies en hoe je een succesvolle aanvraag kunt doen, lees dan onze vorige blog ‘Subsidies voor e-health: financiële steun voor innovatie in de zorg’.
5.    Training en educatie
Zorg voor continue ondersteuning en training voor medewerkers die daar behoefte aan hebben. Begin met het trainen van ‘key users’ die als vraagbaak kunnen dienen voor anderen. Hierdoor kunnen eventuele problemen snel worden opgelost en wordt de acceptatie van de nieuwe technologie vergroot.
6.    Pilotfase uitvoeren
Voer een pilotproject uit om de gekozen e-health oplossing in een beperkte setting te testen. Verzamel feedback en evalueer de resultaten om eventuele aanpassingen te maken. Maak hiervoor gebruik van bijvoorbeeld een Functionele Acceptatie Test (FAT) en een Gebruikers Acceptatie Test (GAT). Dit zijn verschillende tests om te beoordelen of de innovatie goed werkt en geaccepteerd wordt door het functioneel beheer van de locatie respectievelijk de gebruikers van de locatie.
7.    Volledige implementatie
Rol de e-health innovatie organisatiebreed uit op basis van de ervaringen en lessen uit de pilotfase. Monitor de voortgang en pas het projectplan indien nodig aan.
8.    Evaluatie en bijsturing
Evalueer de impact van de e-health innovaties op de organisatie en de zorgverlening. Voer evaluaties uit na zes maanden, een jaar en twee jaar na de livegang. Maak zo nodig aanpassingen om de effectiviteit en efficiëntie te optimaliseren.
Conclusie
Het implementeren van E-Health oplossingen kan complex zijn, maar met een goed stappenplan en de juiste ondersteuning kunnen zorginstellingen de uitdagingen van de moderne gezondheidszorg effectief aanpakken. Bij Key Groep hebben we de expertise en ervaring in huis om zorgorganisaties te begeleiden bij elke stap van dit proces, van behoefteanalyse tot volledige implementatie en evaluatie. Wil je hier meer over weten? Leuk, neem vandaag nog contact op met Nicole van Noordenne of Youri Hoppema om vrijblijvend de mogelijkheden te bespreken!