De zorg staat onder druk. Het belangrijkste probleem: een tekort aan personeel en een hoog verzuimpercentage. En dus te weinig ‘handen aan het bed’, om het maar even zo te noemen. Daar bovenop is er nog een extra obstakel: een hoge administratieve last. Hoe kunnen we die administratie efficiënt aanpakken, zodat het de zorg niet in de weg staat? Esther Langelaan is consultant bij de Key Groep en hakt regelmatig met dit bijltje. Maar allereerst: over welke administratieve lasten hebben we het eigenlijk?
Vijf minutenregistratie
Esther: “De administratie is feitelijk het verantwoorden van alles wat een zorgprofessional doet. De vijf minutenregistratie: dus hoe de dag is ingedeeld moet iedere vijf minuten verantwoord zijn. Dat is in het ziekenhuis en thuiszorg zo, in de verpleeghuiszorg ligt het iets anders. Vanuit de Key Groep zijn we nu bezig binnen wijkteams om te kijken hoe het anders kan.” Elke vijf minuten verantwoorden: het is nogal wat en er gaat nogal wat tijd in zitten. Dat wordt al anders als het om halve of hele uren gaat. “De discussie is dan ook: wat vragen we van onze mensen? Enigszins afhankelijk van de branche waarin ze werken, gaat 10 tot 20 procent werktijd op aan de administratieve last.”
Zorgplan = planning = realisatie
Het is makkelijk gezegd: dat moet toch anders kunnen? Maar hoe dan? Esther: “Bij een klant zijn we bezig met de nieuwe registratiemethode zorgplan = planning = realisatie. Allereerst bekijken we welke zorg een patiënt of cliënt nodig heeft. Die zorg gaan we plannen. We kijken niet naar de realisatie, tenzij die flink en over een langere periode afwijkt van het zorgplan. Het gaat om gemiddelden. Dat zorgt ervoor dat je niet meer elke vijf minuten hoeft te registreren. Dit gedachtegoed is voor veel zorgprofessionals echter lastig, ze voelen zich schuldig als ze langer dan de geplande tijd bij een patiënt zijn geweest. Maar nogmaals, het gaat om gemiddelden. En als er voortdurend meer tijd naar een patiënt gaat, wordt het zorgplan aangepast. Op deze manier gaat de verantwoording niet meer over de tijd, maar over de inhoud. De kwaliteit en inhoud van het zorgplan worden topprioriteit.”
Wat zijn de uitdagingen?
De uitdaging ligt in het zorgvuldig opstellen van een zorgplan. “Die verantwoording moet je goed onderbouwen, zodat de zorgverzekeraars zien hoeveel tijd er in een bepaalde zorghandeling zit. Douchen, steunkousen aantrekken of complexe wondzorg: we kijken met wijkverpleegkundigen hoe lang deze zorg gemiddeld duurt en kunnen we standaarden opstellen. Met deze standaarden kunnen de zorgaanbieders dan naar de zorgverzekeraars”, vertelt Esther.
Rest nog de vraag hoe deze manier van werken breed gedragen kan worden bij zorginstellingen. Esther ziet twee uitdagingen: “Allereerst: hoe krijg je alle zorgmedewerkers mee in deze gedachtegang. Van verantwoording van tijd naar verantwoording van inhoud. Maar die vijf minuten zijn er zó ingedrild, dat kost moeite om los te laten. Als tweede: de inrichting in het systeem. We hebben nu een proces uitgedacht, volgens ons de meest optimale manier om zorg te bieden met zo min mogelijk administratieve lasten. Vervolgens kijk je naar een systeem dat daarbij past en ondersteunt. Dat is lastig, systemen zijn daar niet op ingericht en dat impliceert concessies aan je proces. Het is dus zoeken naar de goede oplossingen en veel praten met de functioneel beheerders, partners en leveranciers hoe het wél kan. De volgende stap is om opgedane kennis te gaan delen.”
Innovaties
Het idee van ‘Van Tijd Naar Inhoud’ is één stap, maar tegelijkertijd blijft de zorg in de visie van Esther nog hangen in denken op de oude manier. “Bijvoorbeeld dat zorg altijd face-to-face moet zijn, terwijl de inzet van zorgrobots, e-health en beeldbellen enorm veel tijd kunnen schelen en toch inhoudelijk goed kunnen zijn. Zet je zorgmedewerkers niet klem door uitsluitend te mikken op face-to-face zorg, daarmee is er ook geen tijd en ruimte om naar nieuwe ontwikkelingen te kijken die kunnen bijdragen aan het proces.”
Meer weten?
We vinden het heel leuk om om met elkaar van gedachten te wisselen en over dit en andere onderwerpen te sparren. Neem gerust contact met ons op!