Een flexpool is misschien wel een van de oplossingen voor de huidige uitdagingen in de zorg, zoals een krappe arbeidsmarkt, onverwachte personeelsuitval en piekmomenten. Zeker in de huidige tijden, waarin veel organisaties bezig zijn met het voldoen aan de Wet DBA, kan een stabiele flexpool een belangrijke rol spelen. Want hoe waardevol is het om een pool aan professionals te hebben die in kunnen vallen wanneer er gaten in het rooster ontstaan of je (tijdelijk) niet op formatie bent, zodat de werk-privébalans van je vaste medewerkers intact blijft? Maar als je er goed over nadenkt, komt er veel meer bij kijken dan alleen een lijstje met oproepkrachten. Je moet strategische keuzes maken en duidelijke processen inrichten. Waar moet je allemaal aan denken? We nemen je mee langs de belangrijkste punten.
Hoe flexibel wil je zijn?
Flexibiliteit klinkt ideaal, maar er zit een grens aan. Hoe flexibel wil je zijn? Wil je dat flexmedewerkers alleen inspringen bij piek- en ziekmomenten? Of mogen ze ook invallen bij langdurig verlof? Dit soort keuzes bepalen hoe je de flexpool inzet, wat de samenstelling is en hoe groot je pool moet zijn. Een te grote pool kan betekenen dat flexmedewerkers te weinig diensten krijgen. Een te kleine pool zorgt weer voor gaten in je rooster. Zoek de balans.
Contracten en strategische keuzes
Wat voor contracten bied je aan je flexmedewerkers? Denk aan nulurencontracten, min-max-contracten of een vast aantal uren. De keuze die je maakt, heeft direct invloed op de flexibiliteit van je pool. Te kleine contracten? Dan loop je het risico dat je in bepaalde periodes te weinig mensen beschikbaar hebt, omdat flexmedewerkers misschien ook contracten hebben met andere organisaties. Te grote contracten? Dan wordt het moeilijk om deze uren weg te roosteren. Het is slim om in je personele normering rekening te houden met een bepaald percentage flexmedewerkers, en daar je flexpool op af te stemmen. Ook de spreiding van je locaties speelt een rol. Gaat het om een pool voor één locatie of regio, of een pool die door heel Nederland opereert? Dat vraagt een andere aanpak.
De plek van de flexpool in de organisatie
Een andere vraag die je jezelf moet stellen: waar hoort de flexpool thuis? Valt deze bijvoorbeeld onder HR of direct onder de zorg? Wat je ook kiest, zorg dat het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de betrokkenheid en begeleiding van de flexmedewerkers, en wie het aanspreekpunt is.
Roostering en samenwerking met vaste medewerkers
Hoe combineer je de inzet van flexmedewerkers met je vaste medewerkers? Krijgen vaste krachten voorrang bij het invullen van diensten, of draai je het om? Zorg er in ieder geval voor dat iedereen weet hoe het werkt. Neem de inzet van flexmedewerkers mee in het roosterproces. Gebruik planningssoftware waarmee je makkelijk de beschikbaarheid van vaste medewerkers en flexkrachten op elkaar afstemt en waar flexmedewerkers zich kunnen inschrijven voor openstaande diensten.
Inwerken en onboarding van flexmedewerkers
Elke keer dat een flexmedewerker begint, moet diegene worden ingewerkt. Dat kost tijd, geld en energie. De vraag is: hoe organiseer je dat slim? Je wilt niet steeds iemand alle instructies per afdeling hoeven geven en je wil dat een flexmedewerker zo snel mogelijk aan de slag kan. Overweeg digitale leermodules of een vaste inwerkhandleiding. Zo kunnen flexwerkers sneller aan de slag en maak je zo snel mogelijk gebruik van de flexpool. Daarnaast wil je ook niet dat er te veel handmatig werk nodig is om hen tijdig te voorzien van de juiste autorisaties.
Betrokkenheid en binding van flexmedewerkers
Flexmedewerkers zijn meer dan alleen oproepkrachten, ze zijn onderdeel van de organisatie. Als ze zich niet betrokken voelen, zullen ze minder snel ‘ja’ zeggen op een last-minute verzoek om in te vallen. Zorg dat ze zich echt onderdeel van de organisatie voelen. Hoe je dat doet? Ontvang ze als vaste collega’s, vorm een team van flexpoolmedewerkers en organiseer teamoverleggen voor ze en zorg dat ze weten wie hun aanspreekpunt is. Hoe meer verbonden ze zich voelen, hoe sneller ze inspringen als dat nodig is.
Begeleiding en optimalisatie van de flexpool
De wens een flexpool op te zetten is één ding, maar het goed inrichten is iets anders. Het vraagt continue aandacht en aanpassing. Bij Key Groep helpen we organisaties met het opzetten, optimaliseren en beheren van flexpools. We starten met een analyse van je huidige situatie. Daarna kijken we samen naar de verbeterpunten en begeleiden we de bovenstaande keuzes die gemaakt moeten worden. Hoe groot moet de pool zijn? Hoe zorg je voor betrokkenheid van je flexwerkers? En hoe voorkom je dat inwerken te veel tijd kost? We begeleiden je van strategie tot uitvoering.
Tot slot
Een goed georganiseerde interne flexpool zorgt voor meer wendbaarheid en stabiliteit in je organisatie. Als je flexmedewerkers weet te binden aan je organisatie, duidelijke afspraken maakt over contracten en een slimme roosterstrategie toepast, bouw je een pool die echt werkt. Dat is geen eenvoudig proces, maar je hoeft het niet alleen te doen. Key Groep kan je daarbij helpen. Wil je weten hoe? Download ons whitepaper over capaciteitsmanagement of neem contact met ons op. We denken graag met je mee.