Bijna elke dag wel in het nieuws: personeelstekorten in de zorg. De vraag is dan: hoe zet je het beschikbare personeel slim in? Kim van Os: “Het gaat dus om meer dan alleen het oplossen van een personeelstekort. Zeker, dat is ook een onderdeel van wat we capaciteitsmanagement noemen, maar het gaat ook om anders naar personeel kijken. Want hoe zorg je ervoor dat je toch de zorg blijft leveren?” In vergelijking met veel andere sectoren die kampen met personeelstekort, zoals de horeca, is het tekort in de zorg extra onder de aandacht. “Het gaat om zorg en dat gaat gewoon altijd door. De zorgvraag verandert en toch wil je kwalitatief goede zorg blijven leveren. De urgentie is daarom zo groot.” Het tekort speelt in alle onderdelen van de zorg. Maar ook in het sociaal domein laat het tekort zich melden.
Waar zit het probleem?
Omdat zorg zo’n onmisbaar onderdeel van onze samenleving en economie is, is de eerste vraag: hoe blijven we voldoen aan de zorgvraag? Dominique: “Er is geen algemeen advies in te geven, wel is het belangrijk om te achterhalen waar het precies knelt. Het onderzoeken van een proces als dit begint bij ons met bewustwording: het gevoel dat het niet helemaal lekker loopt, maar waar het misgaat weet de organisatie niet precies. Als de tijd en aandacht wordt gevonden, kun je goed kijken waar het probleem ligt. Is er echt geen match tussen vraag en aanbod? Ja, het kan personeelstekort zijn, maar het kan ook zijn dat op basis van de cijfers wel een match gemaakt zou kunnen worden. Dan is er een andere reden. Dus: inzicht krijgen in het probleem. Dan pas kun je samen gaan nadenken over het antwoord om de situatie te verbeteren. Overigens sporen wij ook organisaties aan waarbij het gevoel heerst dat alles op orde is, ook daar zou capaciteitsmanagement op de agenda moeten staan, want vroeg of laat krijgen alle instellingen ermee te maken door de veranderingen in het zorglandschap.”
Capaciteitsmanagement
Het daadwerkelijke probleem hoeft dus niet per se een personeelstekort te zijn. Het kan ook zijn dat ICT niet goed genoeg ondersteunend werkt, of dat de administratieve last te zwaar is. Want ICT die niet up-to-date is, kan veel kostbare tijd kosten. Kim: “Of de manier waarop sturing wordt gegeven aan de organisatie. Pakt het management berichten van de werkvloer goed genoeg op? Dus het antwoord op de vraag ‘hoe pak je capaciteitsmanagement’ aan, is heel ingewikkeld. Het antwoord kan verborgen zitten in veel verschillende zaken.”
Scan
Key Groep beschikt over veel ervaring met de genoemde vraagstukken en heeft op basis daarvan een capaciteitsscan ontwikkeld. Hoewel elke uitdaging anders is, is wel een patroon zichtbaar in de vragen die gesteld moeten worden. Kim: “De capaciteitsscan is een scan die organisaties vrijblijvend via onze site kunnen invullen. We peilen op strategisch, tactisch en operationeel niveau op zeven verschillende thema’s. Na het invullen ontvangen bedrijven vrijblijvend advies over de kansen en uitdagingen op het gebied van capaciteitsmanagement.” Sommige organisaties willen meer dan dat. Dominique: “Als wij de opdracht krijgen om organisaties helpen uit te zoeken hoe ze ervoor staan met capaciteitsmanagement, beginnen we meestal met diepte-interviews en pakken we het zo breed mogelijk aan. De thema’s die centraal staan, zijn dezelfde als uit de capaciteitsscan. We spreken met raad van bestuur, directie en management, zorgmedewerkers en ondersteunende diensten. Zo krijgen we snel een beeld van wat er speelt.”
Meer weten?
In onze volgende blog gaan we dieper op capaciteitsmanagement in. Nu al meer weten? Neem gerust contact met ons op! Of check alvast de capaciteitsscan hier.