In vele bedrijfstakken heeft Lean Management z’n intrede gedaan. De Lean-filosofie zet waarde centraal door heel goed naar het proces te kijken en alle verspillingen te elimineren. Daarom is deze filosofie bij uitstek geschikt om de zorg te verbeteren. Maar hoe ziet Lean Management eruit in de zorg en in het sociaal domein? Onze consultant Esther Langelaan vertelt erover in deze nieuwe blog.
Lean Management is een managementfilosofie die zich richt op het maximaliseren van waarde en het minimaliseren van verspilling in de bedrijfsvoering. Het werd in de jaren vijftig door Toyota ontwikkeld en is sindsdien door veel andere organisaties over de hele wereld overgenomen. Het belangrijkste doel van Lean Management is het creëren van een gestroomlijnde en efficiënte workflow door activiteiten die geen waarde toevoegen te elimineren. De filosofie gaat uit van een respectvolle werkcultuur waarin continu verbeteren centraal staat en waarin alle medewerkers in staat worden gesteld om problemen te identificeren en op te lossen.
In de zorg
Het optimaliseren van waarde voor de klant: dat is een van de kernpunten van Lean Management. Vandaar dat wij bij Key Groep spreken over ‘Waardeoptimalisatie’. Maar waar zit die waarde voor zorgorganisaties met name in? Esther Langelaan: “Klanten komen niet bij ons met de vraag om ‘waarde te optimaliseren’. Ze komen omdat er problemen zijn doordat processen niet goed lopen. Het is belangrijk om te kijken waar de klant behoefte aan heeft, je begint feitelijk met het einde voor ogen. Wij kijken naar de onderliggende vraag en optimaliseren de waarde met de inzet van Lean Management. Dat betekent dat we met elkaar gaan samenwerken in het proces en verspillingen elimineren. Door op deze manier naar waardeoptimalisatie te kijken, benader je de verspillingen positief.”
Verspillingen identificeren
Lean gaat uit van ‘7 verspillingen’ om te elimineren. Nu is Lean ontstaan in de fabrieken van Ford en Toyota en een van de verspillingen is ’beweging’. Vertaald naar de zorgsector kijkt Esther dan bijvoorbeeld naar de plek van de verpleegpost ten opzichte van de medicijnkast. Op een dag loop je als verpleegkundige heel vaak naar de medicijnkast en dit kost tijd, beweging zogezegd. Anders gesteld: hoe kun je je werkplek zo efficiënt mogelijk inrichten? “Dat lijkt misschien een klein punt, maar als je dat soort zaken doorberekent op team- of organisatieniveau en op jaarbasis, dan schrikken veel mensen toch van de verspilling op dit punt. Of welke overbodige processtappen er in je werkproces zitten.
Nog meer verspilling
“We starten bij het primaire proces om te zien waar de verspillingen zitten. Verspillingen kunnen bijvoorbeeld ook zitten in ‘transport’. Als het aanmeldingsproces in bijvoorbeeld een ziekenhuis niet helemaal goed loopt, moet een patiënt vaak meerdere keren dezelfde gegevens aanleveren. Of het ziekteverhaal nog eens vertellen. De verspilling zit dus in het meermaals beetpakken van dezelfde informatie en de verwerking door verschillende personen, soms op verschillende plekken. Maar als je je proces en je informatiestromen goed inricht, is dat niet nodig. Processen kun je gelukkig vaak goed uittekenen, het knelpunt zit vaak in de manier waarop de registratie gebeurt.”
Inzicht in de waardestroom
Een belangrijke vraag in ons voorbeeld is dus: kunnen de systemen en applicaties waarmee je werkt het proces voldoende faciliteren? Dat is één. Een tweede punt waardoor verspilling ontstaat, is het feit dat (zorg)medewerkers in de (zorg)keten, of meer algemeen medewerkers in de waardestroom, elkaar niet kennen. “En als je in de waardestroom een processtap of activiteit verandert, heeft dat effect op andere onderdelen in die stroom. Zo ontstaan er problemen, maar niemand begrijpt eigenlijk hoe of waar die ontstaan. Andersom geldt dus: als mensen in de waardestroom elkaar kennen, is er veel makkelijker overleg en kunnen zij aangeven welk effect een verandering heeft. Door alleen al samen naar dat proces – de waardestroom – te kijken, krijg je die inzichten. Zo voeg je waarde toe door mensen bij elkaar te brengen en elkaar letterlijk en figuurlijk te laten ontmoeten.”
Continu verbeteren
Eén van de aspecten van Lean Management is het streven naar een cultuur van ‘continu verbeteren’. Aan de hand van een voorbeeld laat Esther zien hoe zij dit namens Key Groep oppakt. “Als we worden gevraagd om een waardestroom te optimaliseren, kijken we welke mensen daarin een rol spelen. Met hen gaan we het hele proces in kaart brengen, analyseren en optimaliseren. En we stellen de vraag hoe zij de verbetering gaan borgen, nadat de waardestroom is geoptimaliseerd. We zien vaak dat zij zelf voorstellen om na implementatie van verbeteringen nog regelmatig bijeen te komen, afbouwend naar bijvoorbeeld eens per kwartaal. Dan bekijken we samen hoe het proces verloopt, waar de knelpunten zitten en waar ze nog kunnen verbeteren en nog meer waarde kunnen toevoegen voor de patiënt of cliënt of collega. Wat je niet wil, is dat de waardestroom zo ingesleten raakt als het proces waarmee daarvoor werd gewerkt en iedereen zich weer terugtrekt op het eigen eiland. Die ontmoeting tussen collega’s blijft dus essentieel.” Wat gaat er goed in het proces, en wat kan beter voor de cliënt, patiënt en collega: dat is de vraag waar alles om draait.
Lean: ook voor processen in de zorg
Samenvattend: allereerst is het belangrijk om inzicht te krijgen in je waardestroom en aanwezige verspillingen, vervolgens kwantificeer je de verspillingen en kijk je welke investeringen nodig zijn om de verspillingen te elimineren. Tot slot ga je aan de slag met de implementatie van de verbeteringen. Lean Management is goed voor de verbetering van zorgprocessen én van bedrijfsvoerende processen in de zorg.
Meer weten?
Lean Management, ook wel Waardeoptimalisatie, is een van de expertises van Key Groep. Het is onze missie om zorgorganisaties in hun best mogelijke conditie te krijgen. Zo kunnen zij topzorg blijven bieden, nu en in de toekomst. Meer weten? Neem gerust contact met ons op!