Veranderingen hoeven zeker niet altijd groots en meeslepend te zijn. Sterker nog: vaak is het beter om veranderingen die uiteindelijk leiden tot betere zorg geleidelijk en in kleine stappen door te voeren. Key Groep Consultant Aafke Reijnen vertelt er meer over.
Het streven naar betere zorg kun je vanuit verschillende perspectieven bekijken: vanuit patiënten, zorgverleners en zorgondernemingen. Als we vanuit die perspectieven vervolgens kijken naar kleine stappen om de zorg te verbeteren, geeft dat ook andere doelen. Voor patiënten betekent dat verbetering van voor hen waardevolle uitkomsten. Dit kan op persoonsniveau verschillen: van minder lange opname in het ziekenhuis na een operatie tot smaakvol eten tijdens de opname. Voor de behandelaar gaat het bijvoorbeeld over de effectiviteit van de behandeling, maar ook om kennisontwikkeling en werk-privébalans om zo het werkplezier te verbeteren. En voor de zorgondernemer gaat het óók om de effectiviteit en kwaliteit van de behandeling, maar ook binnen de beschikbare budgetten. “Vanuit Key Groep zijn wij vaak betrokken bij de invalshoek van de zorgondernemer”, vertelt consultant Aafke Reijnen. “Maar er zijn dus meerdere invalshoeken om het onderwerp te benaderen, die natuurlijk ook raakvlakken hebben.”
Signalen ophalen vanuit de organisatie
Een stap zetten, hoe groot of klein dan ook, begint altijd bij het besef dat iets beter kan, een signaal. Aafke: “Een zorgondernemer moet de gebieden identificeren waarin hij wil verbeteren. Dat vraagt om analyse van zorgprocessen- en uitkomsten: op zoek naar patiëntervaringen, medewerkerstevredenheidsonderzoeken, en informatie ten aanzien van zorguitkomsten. Het vraagt van zorgondernemers om open te staan voor signalen in de organisatie. Dat is eigenlijk al stap één en het klinkt makkelijker dan het is.” Het analyseren van processen kan bijvoorbeeld aan de hand van data, door wachttijden in kaart te brengen of door interviews met medewerkers en/of patiënten. Daar zijn allerlei manieren voor en de data is veelal aanwezig in de organisatie.”
Realistische en meetbare doelen stellen
De volgende stap is het stellen van realistische doelen. “Dat is belangrijk als je kleine stappen wil zetten: maak het niet te groot. Zorg dat het behapbaar blijft, dat je uitkomsten kunt meten en dat doelen duidelijk gericht zijn op het verbeteren van de zorg. Doordat je realistische doelen stelt, houd je het overzicht en kun je snel implementeren, evalueren, analyseren en opnieuw doelen stellen. Door cyclisch te herhalen blijf je kleine stappen zetten die toch effectief zijn. En tien kleine stappen maken ook een grote.”
Betrek mensen om wie het gaat
Grote of kleine stappen: veranderingen hebben altijd impact op mensen. “Het is essentieel om de mensen om wie het gaat bij het proces te betrekken en ze onderdeel te maken van de kleine stappen in de verbetering. Daarmee voorkom je dat je een richting opgaat die niet gewenst of niet passend is. Je kan niet altijd, iedereen actief betrekken. Ook heldere communicatie is daarom belangrijk: dit is wat we gaan doen, dit is waarom we dat doen, deze waarde en impact heeft het voor jou enzovoort. Andersom is het ook weer zaak om open te staan voor communicatie in jouw richting, dus feedback, ideeën en suggesties.”
Evalueer: leer van je fouten
Het kan altijd beter en er zijn altijd kleine stappen te zetten. Maar het gaat eerst om zien wat beter kan, daarna realistische en meetbare doelen te stellen en vervolgens te implementeren en evalueren. Aafke: “Dat evalueren wordt wel eens vergeten, maar het is zo belangrijk om te zien waar de successen en waar de fouten zaten. Daar kun je veel van leren en in het cyclische proces van kleine stappen kun je zo ook je verbeterproces zelf optimaliseren. Door continu kleine stappen te zetten, kun je toch uiteindelijk grote veranderingen bewerkstelligen.”