Bestaat er zoiets als goed capaciteitsmanagement? En waar begin je? Het mooie is dat onze collega Dominique de zoektocht naar goed capaciteitsmanagement zelf ook heeft afgelegd. Haar zes belangrijkste inzichten staan direct hieronder!
Zelf aan de slag met capaciteitsmanagement
- Begin bij het begin: het verkrijgen van inzicht. Maak helder welke data je nodig hebt en onderzoek of deze uit de systemen te halen is. En zo niet; achterhaal wat nodig is om dit in de toekomst wel te kunnen doen.
- Bekijk je zorgprocessen opnieuw. Zijn deze efficiënt ingericht? En komt de werkelijkheid overeen met wat op papier staat? Beantwoord je deze vragen negatief? Dan is er winst te behalen!
- Bekijk je functiehuis. Is het up-to-date? En is het overzichtelijk? Een functiehuis maakt inzichtelijk welke functies je in huis hebt en ondersteunt bij het duidelijk, en dus efficiënt, inrichten van je zorgprocessen.
- Formuleer een personeelsnorm, waaruit per type patiënt/cliënt volgt hoe veel en van welk niveau zorg nodig is.
- Een goed rooster maken is belangrijk! Er zijn verschillende applicaties die je daarbij kunnen helpen en het rooster voor langere tijd kunnen invullen. Zo zie je ook welke gaten je nog moet opvullen.
- Vraag je af of zorg altijd van je eigen medewerkers moet komen. Kun je samenwerken met andere organisaties? Kun je familie inschakelen? Of misschien kunnen patiënten of cliënten elkaar wel helpen!
Wat is je zorgvraag?
Dan terug naar het begin. “Als je aan de slag gaat met capaciteitsmanagement is de volgende vraag leidend: wat is je zorgvraag en welk aanbod heb je? Dus: hoe ziet je cliënten en patiëntenbestand eruit en welke zorg hebben zij nodig? En aan de andere kant: welke medewerkers heb je in huis en welke zorg kunnen zij verlenen? Je begint daarom met het verkrijgen van inzicht. Dat klinkt simpel, maar in de praktijk blijkt het best lastig”, aldus Dominique.
Waarom is inzicht krijgen zo moeilijk?
Voor het zo passend mogelijk inzetten van medewerkers heb je inzicht nodig op teamniveau. Waar zitten de gaten? En wie heb je nodig om deze gaten op te vullen? Dominique: “Je moet onder andere rekening houden met contracturen, verlof en ziekteverzuim. En daarbij heb je niet alleen te maken met je vaste medewerkers, maar ook met de medewerkers die flexibel bij je werken. En gaat het om langdurige flexibele krachten? Of springen deze personen slechts een aantal keer bij? Zo maar een aantal zaken om rekening mee te houden.”
Gelukkig zijn er tegenwoordig veel applicaties die hierbij kunnen helpen. Maar: om dat goed in te richten heb je wel een flinke bak aan specifieke data nodig. En daar ontbreekt het vaak aan bij zorgorganisaties. Wel zien we dat organisaties steeds meer het belang zien van het gebruik van data. En bij het inrichten van systemen ook steeds beter nadenken over de data die ze in de toekomst eruit willen halen. Een mooie ontwikkeling!
Waar zit de disbalans tussen je capaciteit en de zorgvraag: op papier of in de praktijk?
Na het inzichtelijk maken van je capaciteit en de zorgvraag komt de volgende vraag: hoe stem je deze twee goed op elkaar af? Dan is de eerste vraag: past het op papier? De conclusie kan zijn dat dat de zorgvraag prima beantwoord kan worden met de mensen die je hebt. “Op papier klopt het dan, terwijl het in de praktijk niet zo wordt ervaren”, ziet Dominique. “Dan volgen nieuwe vragen. Is het zorgproces efficiënt ingericht? Worden gemaakte afspraken goed nageleefd? Gebruik je applicaties in je IT-systeem op de goede manier? Zijn er administratieve handelingen waar onnodig veel tijd in gaat zitten? Kortom: wat is de reden dat we het niet redden met elkaar, terwijl op papier blijkt dat het mogelijk is?”
Wat als het niet past?
Het kan natuurlijk ook zijn dat je zorgvraag en je aanbod op papier níet goed aansluiten. En dat meer zorg gevraagd wordt dan dat jullie gezamenlijk kunnen bieden. Of juist de andere kant op – meer aanbod dan vraag. Dit laatste lijkt momenteel slechts een theoretische situatie. “Om die reden beperken we ons tot de situatie waarin het zorgaanbod tekortschiet. Personeelstekort dus. De grootste zorguitdaging van dit moment. Want de hoeveelheid beschikbare mensen is beperkt en veel organisaties vissen in dezelfde vijver”, is de ervaring van Dominique. Met het enkel werven van nieuwe medewerkers red je het dus niet. Dus: op zoek naar creatieve oplossingen binnen het huidige personeelsbestand!
Een oplossing voor personeelstekort kan bijvoorbeeld gelegen zijn in de toepassing van domotica en zorg op afstand. Of om te onderzoeken wat taakdifferentiatie doet met de beschikbare capaciteit. Kun je werkzaamheden anders verdelen tussen bepaalde functies, waardoor de capaciteit beter aansluit bij wat nodig is? Kun je überhaupt het zorgproces op een andere, creatieve manier inrichten waarbij capaciteit gespaard wordt? En nog een andere, maar lastige overweging: moet je als organisatie tegen elke cliënt of patiënt ‘ja’ zeggen? “Kun je werkelijk de zorg bieden die deze persoon nodig heeft?”
Wat kan Key Groep doen?
We hebben ruime ervaring op het gebied van capaciteitsmanagement. Zo kunnen we je onder meer helpen bij het ontwikkelen van dashboards, we kunnen je huidige zorgprocessen efficiënter en slimmer inrichten aan de hand van de Lean-methodiek en nieuwe zorgvormen en -processen helpen vormgeven op basis van waardegedreven zorg. Wil jij achterhalen wat nodig is voor jouw organisatie om de capaciteit beter te managen? En meer rust en plezier te creëren voor medewerkers, zodat zij de beste zorg kunnen verlenen? Neem gerust contact met ons op.
Of meld je aan voor één of meerdere van onze webinars of ons live event over capaciteitsmanagement:
- Webinar 1: Visie op zorg en zorgproces – dinsdag 25 april (16.30-17.30 uur). Meer info.
- Webinar 2: Functiehuis – donderdag 11 mei (16.30-17.30 uur). Meer info.
- Webinar 3: Personele norm – dinsdag 23 mei (16.30-17.30 uur). Meer info.
- Live event ‘De bouwstenen van capaciteitsmanagement’ – donderdag 15 juni (15.00-18.00 uur). Meer info.
Kijk hier voor meer informatie.